Vergader je regelmatig met collega’s? Grote kans dat je dit telkens in dezelfde ruimte doet. Dit kan na een tijdje saai en voorspelbaar worden. Hierdoor verloopt een vergadering niet altijd even efficiënt. Denk er daarom eens over na om buiten kantoor te vergaderen. Omdat je een locatie moet huren, gaat je voorkeur hier misschien niet naar uit. Toch is het soms goed. Benieuwd waarom? Je ontdekt het in deze blog.
Nieuwe energie in een frisse omgeving
Werken op kantoor brengt vaak een vast ritme met zich mee. Je pakt ’s ochtends een bak koffie, doorloopt vervolgens je mail en gaat daarna aan de slag met een project. Tussendoor staan er misschien nog wat vergaderingen met collega’s op het programma. Omdat een dag op kantoor er vaak hetzelfde uitziet, kan het zijn dat er focus verloren gaat. En dat is niet handig als er belangrijke besluiten genomen moeten worden tijdens een vergadering.
Wil je dat alle deelnemers aan een vergadering maximaal gefocust zijn? Kies er dan eens voor om buiten kantoor te vergaderen. Een frisse omgeving zorgt voor nieuwe energie en dat kan tot verrassende uitkomsten leiden. Vergader je bijvoorbeeld op een locatie middenin de natuur? Kijk er dan niet raar van op als deelnemers plotseling nieuwe ideeën aandragen.
Minder afleiding
Bij een vergadering op kantoor is de kans op afleiding groot. Zo kan er een collega binnenvallen met een vraag of kun je gebeld worden door een klant. Als de vergadering telkens onderbroken wordt, gaat dit ten koste van de efficiëntie. Op een externe locatie is afleiding niet aan de orde. Er zijn geen mensen die binnen kunnen vallen en je kunt deelnemers vragen om hun telefoons op stil te zetten. Doordat er geen ‘stoorzenders’ zijn, vergaderen jullie sneller en effectiever.
Versterkt het teamgevoel
Extern vergaderen doe je niet alleen omdat het vaak efficiënter is dan op kantoor. Het teamgevoel wordt er namelijk ook door versterkt. Jullie zijn samen op pad en dat versterkt de onderlinge band. Vergaderen met overnachting kan dit nog verder versterken. Door meerdere dagen te vergaderen, is er ook tijd voor ontspanning. Buiten het vergaderen om kun je bijvoorbeeld teamactiviteiten organiseren. Het team groeit op deze manier nog verder naar elkaar toe.
Je bent er zelf minder druk mee
Een snelle vergadering vergt niet veel voorbereiding, maar voor een lange vergadering geldt dit wel. Je moet niet alleen een agenda opstellen, maar ook aan de catering denken. Dit kan je al met al behoorlijk wat tijd kosten. Wil je je hier liever niet mee bezighouden? Kies er dan voor om buiten kantoor te vergaderen. Veel externe locaties bieden meerdere vergaderarrangementen aan. Jij kiest hoe je vergadering eruit komt te zien, maar je hoeft hier zelf niets voor te regelen.
Doordat jij je zelf niet bezig hoeft te houden met de randzaken, kun je je volledig richten op de inhoud. Je kunt de vergadering tot in detail voorbereiden. Op de dag(en) zelf kun je dan spijkers met koppen slaan, zodat je optimaal profiteert van buiten kantoor vergaderen.
